20 pesan tersebut dimisalkan berasal dari aktifitas-aktifitas sebagai berikut, antara lain :

1. Berlangganan newsletter situs berita kesayangan
2. Berlangganan newsletter blog beken tentang optimasi dan performa web
3. Tempat penampungan notifikasi facebook
4. Sarana berdiskusi dengan member lain dalam sebuah News Group Standarisasi Design
5. Berkomunikasi dengan keluarga
6. Berinteraksi dengan kolega
7. Behubungan dengan pelanggan tema WordPress

Maka, dalam waktu satu minggu kemungkinan besar sudah terdapat 100 message berderet pada inbox message, apabila si pemilik akun tersebut tidak mempunyai waktu yang cukup untuk segera membaca dan atau membalas pesan-pesan tersebut. Apa yang terjadi ? tentu saja kebingungan, atau bahkan muncul kemalasan karena tidak tahu message mana yang harus di prioritaskan untuk dibaca atau pesan mana yang harus segera dibalas.

Dari contoh diatas, beberapa yang bijak membuat beberapa alamat email dan melakukan pengaturan email address untuk masing-masing aktifitas atau kepentingan. Keuntungan dan kerugian memiliki banyak email address pada webmail-webmail besar dan gratis seperti Google Mail atau Yahoo!Mail bukan fokus tulisan ini.

How to filter the messages

Misalnya pada email client Thunderbird sudah dibuat sebuah akun bernama GMail – Aktifitasku untuk alamat email aktifitas-internet@gmail.com.

Membuat Folder penampungan message

1. Pada Aplikasi Thunderbird pilih Menu » File » New » Folder

2. Pada Tampilan New Folder

   • Isi Name dengan nama aktifitas. contoh : untuk aktifitas berlangganan newsletter blog beken tentang optimasi dan performa web di isi dengan “optimasi performance webblog”.
   • Pada dropdownlist, pilih nama akun ‘GMail – Aktifitasku’ supaya struktur hirarki lebih mudah diakses.
   • Klik tombol OK
   • Lakukan langkah 2a. dan 2b. sehingga terdapat 7 folder untuk 7 contoh aktifitas diatas.

Misalnya 7 folder tersebut adalah Berita Terbaru, Optimasi Performa Webblog, Notifikasi Facebook, Standarisasi Design Groups, Keluarga, Kolega, dan Pelanggan Tema Blog WordPress.

Membuat Nama Filter

1. Pada Aplikasi Thunderbird pilih Menu » Tools » Message Filters

2. Pada tampilan Message Filters

   • Pilih nama akun ‘GMail – Aktifitasku’ pada dropdown list
   • Kemudian klik tombol New

3. Pada Tampilan Filter Rules

   • Isi Filter name sesukanya asal informatif.
   • Boks bagian atas adalah kriteria message yang ingin di filter dan dipindahkan ke folder yang sesuai, secara default input paling kiri sudah terisi dengan subject diikuti contains dan field kosong.
     Pada field yang kosong, isi dengan kata atau frase yang paling sering muncul atau digunakan pada subyek pesan atau message yang diterima.
   • Boks bagian bawah adalah pengaturan pemindahan pesan, secara default pada dropdown sebelah kiri sudah terisi dengan Move Message To.
     Pada dropdown sebelah kanan pilih folder yang sudah dibuat sesuai dengan kriteria penyaringan message yang diatur sebelumnya pada boks bagian atas.
   • Klik tombol OK

   Apabila langkah 3a sampai 3d sudah dilakukan untuk 7 aktifitas pada contoh tulisan ini, maka pada tampilan utama message filter akan terdapat 7 nama filter dalam posisi thick pada kolom enable.

4. Kembali ke Tampilan Message Filters

Run The Message Filters

Pada baris paling bawah tampilan message filter terdapat satu buah dropdown list lagi yang bisa dipilih sesuai kebutuhan. Karena pada tulisan ini, filter hanya akan di gunakan untuk memisahkan pesan-pesan yang berdesakan pada inbox message, maka :

1. Pada dropdown list, sebaiknya pilih inbox.
2. Untuk memilih filter yang tidak akan dijalankan, hilangkan thick (baca:centang,contreng) pada kolom enable disebelah kanan nama filter.
3. Kemudian klik tombol Run Now.
4. Selesai, tutup tampilan Message filter.

Materi message filter ini berjalan dengan baik saat dilakukan pada Thunderbird versi 3.0.X. Cara melakukan filter pesan pada Thunderbird dengan versi yang lebih rendah harap disesuaikan sendiri.

Related posts:

1. Belajar Hemat dengan Optimasi Email (Bagian 3 – Account Setting)
2. Belajar Hemat dengan Optimasi Email (Bagian 2 – Email Client)
3. Belajar Hemat dengan Optimasi Email (Bagian 1 – Webmail Setting)

Sekarang untuk memenuhi bungkus, sebaiknya walktrough custom email pada domain pribadi dengan menggunakan google apps dituliskan disini.

Kenapa Custom eMail ini Prestise ?

Misalnya seorang Katro Senggotho sudah berani menerima tantangan untuk terjun ke dunia maya mempromosikan usahanya dengan membeli sebuah domain senggotho[dot]com dan membuat kartu nama untuk di sebar-sebar ke kolega dengan isi seperti ini :

cepat, kilat, rapi, hubungi kami secepatnya.
Katro Senggotho
direktur
PT. GALIAN KUBUR JAYA
Telpon : 0808080808080
email : katro@senggotho.com

Bangga khan ?!? ( tidak ada manusia dibumi ini yang tidak membanggakan dirinya sendiri, manusiawi. kalau memang ada b**ls*-&t, begitu juga Katro senggoto )

Kenapa memilih Google Apps ?

Google selain dikenal dengan mesin pencarinya juga banyak memberikan fasilitas-fasilitas gratis kepada penggunanya, salah satunya Google Apps. Dengan fasilitas gratis ini, Katro bisa membuat akun email katro[at]senggotho[dot]com sekaligus menjadi administrator dan berkuasa untuk membuat 50 email yang lain dengan imbuhan [at]senggotho[dot]com dan memberikan 7 GB storage untuk masing-masing akun email.

"Ueidann tenan Google ki !", kata Katro sambil pencet-pencet tombol kalkulator ( menghitung,… jumlah ayunan cangkulnya hari ini :p ).

Dengan fasilitas ini pula Katro tidak perlu khawatir jatah file sebesar 25 MB dari hosting yang ia sewa akan habis, hanya untuk menampung email masuk dari pelanggan yang berisi denah lokasi kuburan yang harus digalinya.

Beginilah cara Katro membuat custom Email nya.

Pembuatan Akun Administrator

1. Ketikkan http://www.google.com/a/ pada address bar browser, maka anda akan di redirect ke alamat http://www.google.com/apps/intl/en/business/index.html
2. Perhatikan kolom paling kanan, di bawah kalimat "Other Googles Apps editions : ", klik kata standar. Saat tulisan ini dibuat, service ini masih digratiskan oleh Google.
3. Pada halaman berikutnya klik tombol Get Started

4. Pada URL http://www.google.com/a/cpanel/domain/new

   • Pilih radio button "administrator : i own or control this domain"
   • Masukkan nama domain (contoh: senggotho[dot]com)
   • dan klik Get Started
5. Kemudian kita akan dibawa ke langkah kedua dari tiga langkah yang ada, yaitu Sign up. Pada langkah sign up ini, isikan Informasi yang paling akurat untuk domain yang telah dipilih dan dimasukkan pada langkah sebelumnya. Cek kembali data-data yang telah diisikan sebelum menekan tombol Continue.
6. Langkah selanjutnya adalah Set up. Pada langkah ketiga ini, Google menuntun kita untuk membuat sebuah akun administrator yang akan digunakan untuk mengelola semua akun email yang kelak akan dibuat.

7. Langkah ini menjadikan anda punya banyak pilihan :

   • Mau jadi president ?, ketik saja president[at]senggotho
   • Mau jadi direktur ?, ketik saja direktur[at]senggotho
   • Tidak harus selalu webmaster[at]senggotho
8. Jangan lupa membaca "Google Apps Standard Edition Agreement", sebelum menekan tombol I accept, Continue with set up
9. Dan selesai sudah. Selanjutnya kita akan melakukan verifikasi kepemilikan akun administrator.

Verifikasi Akun Administrator

Apabila dibawah menu "Dashboard" Google Apps, terdapat icon warning kuning, maka baca kalimat setelah icon ini dan klik kata verify domain ownership.
Pada bagian ini Google menyediakan dua pilihan verifikasi kepemilikan akun administrator yang telah kita buat, yaitu ;

• Upload sebuah file HTML, mudah dan proses verifikasinya cepat.
• Mengubah CNAME record, menurut Google proses ini memakan waktu yang tidak sebentar

Kita akan memilih yang direkomendasikan Google, yaitu mengupload sebuah file HTML ke website kita. berikut langkahnya ;

1. Buka text editor yang paling kita sukai. copy-paste sebaris alphanumerik yang ada pada layar "Upload an HTML…..", kemudian simpan sebagai file googlehostedservice.html dan upload ke public_html domain anda.
2. Setelah diupload, klik link yang menuju file tadi (contoh: http://senggotho.com/googlehostedservice.html)
3. Jika kita sudah bisa melihat alphanumerik pada langkah 1 dari domain anda, maka silahkan klik tombol i've complete the step above
4. Verifikasi kepemilikan selesai disini.

Aktivasi Custom Email

Custom email anda sebenarnya sudah bisa dipergunakan, tetapi tujuan prestise belum bisa kita dapatkan karena Google masih akan menambahkan suffix pada akun kita. contoh : direktur@senggotho.com.test-google-a.com.
Untuk menyelesaikan proses prestisius ini, ada beberapa hal yang membutuhkan sedikit ketelitian. Double check for every single step, please.

1. Pada sub judul Service Settings, perhatikan status "Not Active" disebelah kanan icon GMail. Status ini yang akan kita rubah dengan klik pada kata "Active email" dibawah icon GMail.

2. Pada halaman Set up email delivery, kita diberikan beberapa pilihan set up sesuai dengan panel hosting yang kita sewa. Dalam tulisan ini, saya menggunakan cPanel. dan berikut adalah kegiatan kita dalam cPanel ;

   1. Buka tab baru pada browser, arahkan ke cPanel hosting (contoh: http://senggotho.com/cpanel) dan login.
   2. Cari blok "Mail" dan klik icon "MX Entry".
   3. Hapus semua MX Entry yang ada. Apabila MX Entry belum pernah kita sentuh sebelumnya, biasanya terdapat satu record menuju domain kita sendiri dengan prioritas 0

   4. Sekarang, isikan pada MX Entry sesuai petunjuk Google sbb :

      • ASPMX.L.GOOGLE.COM. Prioritas 10
      • ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM. Prioritas 20
      • ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM. Prioritas 20
      • ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM. Prioritas 30
      • ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM. Prioritas 30
      • ASPMX4.GOOGLEMAIL.COM. Prioritas 30
      • ASPMX5.GOOGLEMAIL.COM. Prioritas 30

      Catatan : Untuk prioritas yang sama, pilih salah satu Entry saja. (tidak perlu memasukkan semua Entry dengan prioritas yang sama).

   5. Setelah pengisian ini selesai. Silahkan keluar dari cPanel dan kembali pada halaman Google Apps "Set up email delivery", kemudian klik tombol I have complete these steps
   6. Pekerjaan aktivasi custom email selesai disini.

Jika kita perhatikan kembali icon GMail, maka proses update akan dilakukan oleh Google untuk merubah status "Not active" menjadi "Active". Meskipun Google menyatakan proses ini memakan waktu 48 jam, pada kenyataanya, sebelum 3 menit sudah selesai.

Sekarang Katro Senggotho sudah bisa membuka server email gratisnya dari google melalui http://mail.google.com/a/senggotho.com

Merubah URL Webmail supaya lebih prestise.

URL mana yang biasa anda buka ketika ingin melakukan konfigurasi GMail anda atau ingin membuat akun GMail yang baru ? http://mail.google.com bukan ?.
Sekarang akan kita rubah http://mail.google.com/a/senggotho.com menjadi http://mail.senggotho.com supaya bergaya seperti Google.

1. Pada Halaman Google

   1. Menu "Dashboard" Google Apps masih ada ? Kalau masih terbuka lompati langkah kedua dibawah ini. Kalau sudah anda tutup, buka kembali dengan http://mail.google.com/a/senggotho.com dan login menggunakan akun administrator.
   2. Pada pojok kanan atas, klik "Manage This Domain"
   3. Kemudian pilih menu "General", lalu "Web address".

   4. Pilih radio box yang kedua (custom), isikan sesuka anda pada form kosong yang disediakan, bebas, terserah anda mau membuatnya, tidak harus mail, kuno, ini alternatifnya ;

      • http://kotakkatokkotakkotak.senggotho.com
      • http://kantorposku.senggotho.com
      • http://kotakkuburan.senggotho.com dan lain sebagainya.
   5. Kemudian klik tombol continue

2. Pada Halaman cPanel

   1. Buka kembali cPanel anda.
   2. Cari dan klik "Sub domain" dan buat sebuah subdomain http://mail.senggotho.com
   3. Kemudian cari dan klik "Redirect", untuk mengarahkan alamat http://mail.google.com/a/senggotho.com ke alamat http://mail.senggotho.com
   4. Selesai

Custom Email dengan Google Apps Selesai disini, Tidak !

Untuk yang tidak suka membaca cepat, terima kasih. Anda layak mendapatkan informasi berikut :

1. Google lebih menghargai rekan-rekan yang mau berkreasi dengan mengganti logo custom email pada Google Apps

2. Saya memutuskan untuk memasang banner Google Apps pada slot banner pada sidebar, karena kalimat ini :

   Is your website displaying a Google Apps Admin badge ? We'd love to highlight websites/admins displaying a badge. Please let us know by submitting this form.

Siapa tahu dengan diluncurkannya Google Caffeine, kalimat tersebut bisa berubah menjadi sebuah janji baru dari Google setelah mulai mempertimbangkan ulang kebijakan PageRank.

Related posts:

1. New custom E-mail Logo of side22
2. Belajar Hemat dengan Optimasi Email (Bagian 2 – Email Client)
3. Belajar Hemat dengan Optimasi Email (Bagian 1 – Webmail Setting)